Modalitati de crestere a eficientei la locul de munca

Pentru inceput, ganditi-va la actualul loc de munca. Care este primul lucru pe care il faceti dupa ce ajungeti, cat de des va luati pauze si cum va organizati in general timpul? Se intampla uneori sa aveti pauze lungi intre sarcini iar alte ori sa munciti neintrerupt, fara privilegiul pauzelor, pentru a va finaliza la timp proiectele?

Probabil, daca ati fost in prima situatie v-ati simtit si apatici si demotivati, asteptand ca ziua de lucru sa se termine cat mai repede. In cealalta ipostaza probabil ati fost foarte aproape de epuizare fizica si psihica.  Vestea buna este ca, indiferent in ce situatie v-ati aflat, exista modalitati prin care sa va imbunatati eficienta si satisfactia profesionala. Iata cateva exemple:

• Planificati ziua de lucru in avans. O metoda foarte buna este cea a stabilirii agendei pentru urmatoarea zi, cu o seara inainte. Notati sarcinile in ordinea importantei si incepeti ziua de lucru cu acelea prioritare. Asigurati-va ca aveti timp suficient pentru toate activitatile setate.
• Formulati obiective posibil de atins. Atunci cand ceea ce v-ati propus va depaseste capacitatea, procrastinarea sau renuntarea sunt comportamentele cele mai probabile. Asadar, asigurati-va ca ceea ce v-ati propus poate fi atins si ca pasii necesari va sunt clari.
• Setati si obiective intermediare. Astfel veti avea indicatori periodici ai performantei realizate, indicandu-va si cat de eficient e modul de lucru ales. De exemplu, 30 de contracte de incheiat intr-o zi pot fi impartite in 5 contracte pe ora.
• Stabiliti deadline-uri clare. Specificati durata exacta si momentul finalizarii fiecarei activitati. Veti fi mult mai eficienti in acest fel, chiar si daca uneori apar decalaje in ceea ce v-ati propus.
• Delegati sarcinile. Desi uneori am vrea sa facem totul pe cont propriu, eficienta sporita inseamna si delegarea responsabilitatilor catre colegi, atunci cand este posibil. In acest fel, potentialul intregii echipe se va maximiza, atingandu-se mai usor obiectivele propuse.
• Tineti cont de principiul lui Pareto (80/20). Nu uitati ca 80% din realizari au la baza 20% din mijloace. Cand sunteti presat de timp, alocati efort acelor 20% activitati care conteaza. Eficienta va spori daca va concentrati doar la ceea ce este necesar.
• Organizati-va mediul de lucru. A sti unde gasesti in cel mai scurt timp tot ceea ce ai nevoie, poate diferentia eficienta de ineficienta.
• Lucrati in spatii luminoase. In absenta luminii naturale, aprindeti becurile, chiar daca lucrati la calculator. Creierul primeste semnale diferite in functie de luminozitate. Astfel, cand este mai intuneric, se secreta melatonina, fiind indusa senzatia de somn. In schimb, la lumina, se secreta serotonina si adrenalina, care contribuie la mobilizare si buna dispozitie.
• Ganditi intens dimineata, lucrati intens dupa-amiaza. Cei mai multi dintre noi suntem mai productivi in prima parte a zilei. Astfel, rezervati pentru acest interval sarcinile care necesita analiza, sinteza sau structurare. Stabiliti sedintele si intalnirile de afaceri in a doua parte a zilei. Lasati pentru sfarsitul programului activitatile care va solicita cel mai putin.
• Ocupati-va de chestiunile personale in pauza sau dupa program. Daca va amintiti ca trebuie sa vorbiti cu un prieten, sa va faceti o programare sau sa ii spune-ti ceva unui coleg, notati toate acestea pe o lista si ocupati-va de ele in pauza sau cand aveti mai mult timp. Altfel, concentrarea va este perturbata.
• Evitati sa faceti mai multe sarcini deodata. Pentru unii dintre noi intreruperea unei munci cu alta este un mod antrenant de a lucra, insa multitasking-ul poate fi neproductiv. Daca va este usor distrasa atentia, puteti sa nu mai folositi alerta automata de e-mail, sa stabiliti cand va cititi e-mailurile, cand raspundeti la solicitari. E foarte important sa nu lasati mesaje necitite pentru a doua zi.
• Intrebati. Orice nelamurire legata de o sarcina sau un proiect va pot incetini sau conduce in directie eronata munca. Clarificati aceste aspecte. Nu exista intrebari care nu sunt bune, decat cele care nu au fost puse.

Si nu uitati: A fi eficace  inseamna sa faci ceea ce trebuie. A fi eficient inseamna sa faci acel lucru asa cum trebuie.